验厂:美国买家的社会责任审核,工厂应准备的事项

订单谈判接近尾声时,客户提出「需要先安排一次验厂」, 不少工厂到这一步才意识到准备不足。验厂的审核内容大体固定, 且绝大部分是日常经营中本应做到的。本文说明审核的关注点、哪些属于硬性项目, 以及如何将准备工作纳入日常管理。

客户要求验厂的原因

验厂并非出于对工厂的不信任。美国的品牌方与零售商自身也需要向下游作出说明, 其客户、投资人以及所在行业协会都会询问其供应链是否合规。 验厂是他们将这一问题落到实处的方式。理解这一点十分重要: 通过验厂意味着工厂帮助客户解决了一个其必须解决的问题,这本身就是竞争力。

审核大体分为五个模块

常见的不通过原因,多数属于管理问题而非资金问题

• 消防通道被货物占用。出现频率最高,最容易整改,但也最容易反复出现。
• 记录不全或相互不符。考勤、工资、培训三类记录相互矛盾。
• 防护用品已发放但未使用。购置而不使用,等同于未购置,审核员考察的是现场实际情况。
• 危险化学品随意存放。电镀、抛光环节的用料尤其需要注意。
• 缺少投诉渠道,或虽有渠道但工人不知晓。工人访谈中一经问及即会暴露。
• 许可证过期。缺乏专人管理,到期后方才发现。

将准备工作纳入日常:四项工作

一、建立文件台账

用工合同、工资发放、考勤、培训记录、许可证、检测报告、危废处置凭证, 每一类文件固定存放位置,固定负责更新的人员。待审核通知到达后再临时查找, 总会缺少若干项。

二、许可证到期提醒

所有证照的到期日均录入日历,提前一个月提醒。这一项成本几乎为零, 却能避免一类完全不必要的失分。

三、每月自查一次现场

按照清单自行巡查一遍:消防通道、防护用品、危险化学品存放、标识、急救箱。 耗时约十五分钟,形成习惯后即可避免临时应付。

四、让工人知晓相关情况

• 审核员会单独访谈工人,并会刻意避开管理层。
• 不应「培训」工人如何回答,审核员对经过排练的答案非常敏感, 一旦识别出来,整场审核的可信度将全部丧失。
• 应做的是:让工人切实了解自身的工时计算方式、工资构成、 以及提出意见的渠道。这些本来就是工人应当知晓的信息。

关于费用与频次

• 验厂通常由客户发起,费用分担方式各家惯例不同,谈判时应先行明确。
• 不同客户可能要求不同的审核体系,重复审核属于常态。 但基础准备工作是共通的,台账建立完善后,应对任何一套体系都不困难。
• 报告通常设有有效期,到期需要复审,同样应录入日历。