样品费与打样周期:美国采购方的通行做法与工厂可坚持的条款

样品是采购方与工厂之间第一笔实际发生费用的往来,也是双方最容易在预期上错位的环节。 美国采购方对样品费的收取、抵扣以及打样周期有一套相对固定的通行做法; 工厂了解这套做法之后,可以把条款写进书面确认,既不因过度让步而承担损失,也不因坚持不当而失去询盘。 本文说明三类样品的通行安排、周期的计算方式,以及应写进书面确认的条款。

三类样品,三种不同的费用与周期安排

美国采购方在合作的不同阶段索取的样品性质不同,费用归属与周期也随之不同。 把三类样品混为一谈,是多数争议的起点。

三类样品中,定制开发样是绝大多数样品费争议发生的地方。 三者的周期表述方式也应区分:现货样写发出日期,定制样写工作日数与起算点,产前样写在生产排期中的位置。

样品费的收取与抵扣:美国采购方接受的做法

收取

定制开发样收费是美国采购方普遍接受的做法,样品单价高于大货单价也属正常, 因为其中包含起版、单件制作与调试的人工。采购方真正在意的不是是否收费, 而是费用构成是否说明清楚:样品费覆盖哪些项目、模具费与 CAD 建模是否另计、镶石由哪一方提供。 免费打样反而会让采购方对工厂的成本结构产生疑问, 这一点在打样与开模一文中已有说明,此处不再展开。

抵扣

通行的抵扣规则包含四个要素,缺少任何一个都会在后续产生分歧:

• 触发条件:同一款式的首笔正式订单达到约定的起订数量后抵扣,未下单则样品费不予退还。
• 抵扣范围:抵扣的是样品制作费,通常不含运费与模具费;模具费的归属与模具所有权是另一项约定。
• 抵扣对象:仅限该款式或该项目的订单,不跨款式、不跨项目通用。
• 有效期:自样品发出之日起计,常见为半年至一年,逾期不再抵扣。

运费

样品运费由采购方承担是通行做法,最常见的形式是采购方提供其国际快递账号,工厂以运费到付方式寄出。 采购方未提供账号的,工厂可将运费列入样品费用确认单,不宜默认由工厂承担。 寄样环节的申报与清关要求,可参见寄样到美国一文。

打样周期:起算点、轮次与中途变更

美国采购方按季节安排上市,样品确认的时间会倒排进拍摄、上架与备货计划。 因此采购方要求的不是「尽快」,而是一个可以写进其日程的日期。周期的可信度取决于三件事的书面约定。

起算点

周期应自以下条件全部满足之日起算,而不是自询盘之日起算:采购方提供的图稿、参考样或改款说明已齐全; 镀层、石料、尺寸、样品数量与收件地址已确认;样品费已到账;采购方自行提供的部件(如指定石料或包装)已收到。 任一条件未满足,周期不起算;采购方中途变更要求的,周期自变更确认之日重新计算。 这些规则采购方通常不会反对,其内部对供应商的排期也是同一逻辑。

轮次

行业常见的约定是首版样品之后包含一至两轮修改,超出部分按轮计费,每一轮修改的周期短于首版。 减少轮次的有效做法是在两个节点先以照片确认:铸造前的起版或蜡模照片、寄出前的成品多角度照片。 采购方在照片阶段发现的问题,不必等实物往返一次再改。

周期的表述方式

• 以工作日计,并注明起算点,例如「自图稿确认与样品费到账之日起 15 个工作日发出」。
• 写明的是发出日期,不是到达日期;国际快递时效与清关时间另计。
• 中国法定假期跨越打样周期的,应在报周期时一并说明,采购方对此并不熟悉。
• 加急打样可以另设加急费与更短周期,作为一个可选项写出,而不是在采购方催促时临时承诺。

应写进书面确认的条款

样品阶段的书面确认不需要合同形式,一份采购方回复「确认」的费用确认单即可。以下条款应逐项写明:

1. 样品类型、款号与数量。
2. 每款样品费及其覆盖范围;模具费、CAD 建模费、采购方指定石料是否另计。
3. 运费承担方与寄出方式(采购方快递账号或另行计费)。
4. 周期(工作日数)与起算条件。
5. 包含的修改轮次,以及超出后每轮的费用与周期。
6. 抵扣的触发条件、范围、对象与有效期。
7. 样品归属:寄出的样品不退回;采购方提供的部件在未使用部分是否退回。
8. 确认方式:采购方以书面形式确认样品,附照片、关键尺寸与允许的公差。
9. 封样留存:工厂留存一件与寄出样品一致的封样,留存期至少覆盖至首笔订单交付完成。

样品寄出之后

美国采购方通常按批次评估样品,或在固定的选品会上集中审看,样品寄出后数周没有回复属于正常情况,不代表被否决。 工厂合理的跟进节奏是:快递签收后发一封确认邮件并附样品清单;两周后询问评估进展一次;此后每月一次。 不应以降低样品费或追加免费样品作为催促手段。 样品被否决时,可请采购方说明原因;这类反馈对下一次打样的价值高于样品费本身。